Hinweisgeberschutzgesetz
Die nationale Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1937 in Form des Hinweisgeberschutzgesetzes geht in die finale Phase. Zum 16. Dezember 2022 hat der Bundestag das Gesetz verabschiedet und es bedarf nun noch der Zustimmung des Bundesrates. Aktuell kann man davon ausgehen, dass diese noch im ersten Quartal des laufenden Jahres erfolgen wird.
Auf Grundlage der EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden müssen sich Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten auf die organisatorische Umsetzung von internen Meldeverfahren vorbereiten. Hierbei werden Unternehmen mit bis zu 249 Arbeitnehmern eine Übergangsfrist zur Einrichtung der internen Meldekanäle bis zum 17. Dezember diesen Jahres erhalten. Größere Arbeitgeber müssen jedoch bereits mit Inkrafttreten des Gesetzes die darin enthaltenen Anforderungen erfüllen.
Ähnlich wie in anderen Feldern z.B. Datenschutz werden die Organisationen entscheiden können, ob sie interne Mitarbeiter mit der Wahrnehmung der entsprechenden Aufgaben betrauen oder ob sie externe Expertise in Anspruch nehmen, um so auch leicht die Anforderungen an Unabhängigkeit und Interessentrennung erfüllen zu können.
Das einzurichtende Meldeverfahren muss folgenden Anforderungen genügen:
- Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und Dritter muss gewahrt bleiben
- Zugriff nicht befugter Mitarbeiter muss verhindert werden
- Hinweisgeber müssen binnen 7 Tagen eine Eingangsbestätigung erhalten
- Ordnungsgemäße Folgemaßnahmen müssen nachweislich eingeleitet werden
- Eine Rückmeldung an den Hinweisgeber muss binnen maximal 3 Monaten erfolgen
- Das Verfahren muss mündliche und/oder schriftliche Hinweismeldungen erlauben
- Physische Zusammenkünfte müssen auf Wunsch des Hinweisgebers in angemessener Frist ebenfalls möglich sein
- Es bedarf klarer und leicht zugänglicher Informationen an Hinweisgeber zu den Verfahren für externe Meldungen
Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten werden zwar voraussichtlich nicht verpflichtet sein ein internes Meldeverfahren zu etablieren, allerdings gilt es hier abzuwägen, ob mit dem Angebot eines internen Verfahrens nicht Meldungen an externe Stellen vermieden und ein vertrauensförderndes Klima in der Organisation befördert werden kann.